La digitalización y la sostenibilidad empresarial en la era post-pandémica

La fuerza impulsadora de la digitalización

El impacto de la pandemia ha precipitado la necesidad de innovación en distintos niveles, principalmente en el económico y comercial, haciendo evidente que la tecnología se está convirtiendo en una pieza clave para la supervivencia de muchas empresas, para no tener un rezago inevitable. 

De acuerdo al estudio que realizó la ECOVID-IE se estima que, de 1,873,564 empresas en el país, 85% indican haber tenido alguna afectación a causa de la pandemia. La disminución de los ingresos es el principal tipo de afectación reportado por 74% de las empresas, mientras que el 50% de las empresas reportó que resultó afectada por una baja en la demanda y 29% señaló la escasez de insumos y producto-1

A nivel social y personal, el impacto se lleva a cabo en nuestro día a día a través del mundo virtual. Debido a la pandemia la  innovación tecnológica se ha visto acelerada. Debemos tener en cuenta que cualquier cambio social estructural se produce de forma desequilibrada, desde el período en el que las instituciones manejan todo tipo de campos de manera tradicional, sus procedimientos y lineamientos administrativos que ya tenían establecidos, hasta sus roles de control predeterminados, y entran en conflicto con la nueva realidad de imponer otras normas y mecanismos de gestión. Estas normas y mecanismos deben adaptarse e Implementar el nuevo cambio.

Ventajas de la digitalización documental

Han pasado más de dos años desde que el mundo se paralizó debido a la pandemia de COVID-19. Y aunque todavía hay incertidumbre y preocupación, una cosa es clara: el mundo nunca volverá a ser como antes. Una de las mayores llamadas a la acción que se han hecho en los últimos tiempos es la necesidad de los documentos digitales y por supuesto establecer procesos para su gestión.

La pandemia ha sido un llamado de atención para muchas empresas que se han dado cuenta de que la implementación de herramientas digitales y la digitalización en sí de diversos procesos es inevitable. 

En respuesta a lo anterior las compañías que operan en México necesitan un servicio integral y seguro que les permita crear y mantener una librería central digital disponible las 24 hrs, que sea capaz de estandarizar el proceso integral de administración documental, compliance empresarial (mexicano) de cada tipo de documento, ya sea un documento análogo existente (para digitalizar) o un nuevo documento digital (con firma electrónica avanzada), y que incluya un sistema de búsqueda eficiente y confiable mediante la calidad de los metadatos como Legal Shelf. 

La accesibilidad, la eficiencia, la seguridad y la sostenibilidad son solo algunas de las ventajas que la digitalización de documentos puede ofrecer a tu empresa. Si aún no has tomado medidas para digitalizar tus documentos, ahora es el momento de hacerlo. La era post-pandémica está aquí, y la digitalización de documentos es una herramienta vital para adaptarse a la nueva realidad empresarial.

La digitalización de documentos es vital para la eficiencia, la seguridad y la sostenibilidad empresarial:

  1. Mejora la eficiencia: Con la digitalización de documentos, los empleados pueden acceder rápidamente a la información y trabajar de manera más efectiva, lo que aumenta la productividad y reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas.
  2. Mejora la seguridad: Los documentos digitales son más fáciles de proteger mediante el uso de contraseñas y permisos de acceso. Además, los documentos digitales pueden ser respaldados y recuperados fácilmente en caso de pérdida o daño, lo que protege los datos importantes y garantiza la continuidad del negocio.
  3. Mejora la sostenibilidad: La digitalización de documentos reduce el uso de papel y la huella de carbono asociada con la producción y el transporte de documentos impresos, lo que ayuda a mejorar la sostenibilidad de la empresa y a cumplir con los objetivos de responsabilidad social corporativa.
  4. Permite mayor accesibilidad y colaboración: Los documentos digitales pueden ser accesibles desde cualquier lugar, lo que permite una mayor colaboración entre los empleados y mejora la toma de decisiones.
  5. Reduce costos: La digitalización de documentos puede reducir los costos asociados con la impresión y el almacenamiento de documentos, lo que a su vez aumenta la rentabilidad y la eficiencia de la empresa.

En conclusión, la digitalización de documentos es una herramienta vital para mejorar la eficiencia, la seguridad y la sostenibilidad empresarial, y puede proporcionar una serie de beneficios importantes para cualquier organización.

Referencias:

https://repositorio.cepal.org/bitstream/handle/11362/45938/4/S2000550_es.pdf

https://azure.microsoft.com/es-mx/overview/what-is-cloud-computing/#benefits

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AVISO: El registro como usuario en la aplicación “Legal Shelf” (en lo sucesivo “Legal Shelf”) que es operada y perteneciente a TECNOLOGÍA LS, S. de R.L. de C.V. (en adelante “TECNOLOGÍA LS”) implica que usted como usuario autorizado (el “Usuario”), acepta los siguientes Términos y Condiciones. Por favor lea detenidamente los mismos antes de registrarse y usar “Legal Shelf”.

TECNOLOGÍA LS, ha desarrollado “Legal Shelf”, una plataforma tecnológica (cross-platform) para la clasificación, almacenamiento, consulta, gestión y ejecución con firmas digitales de forma segura y controlada de todo tipo de documentos propiedad de sus clientes, a partir de la digitalización y construcción de bibliotecas digitales a las cuales pueden acceder desde cualquier dispositivo electrónico, por ejemplo: teléfonos inteligentes, tabletas y/o computadoras fijas o portátiles, operando en ambiente IOS o Android.

Claves de acceso

TECNOLOGÍA LS, 1) podrá proporcionar un registro de usuario y una contraseña al usuario autorizado por el cliente o bien, 2) designar a un “Administrador” dentro de su organización para la creación de las cuentas que tendrán acceso a su biblioteca.

Para la primera opción el cliente, a través de su representante indicará a TECNOLOGÍA LS, el o los usuarios autorizados para acceder a “Legal Shelf” y determinará bajo su responsabilidad las autorizaciones de cada usuario.

Para la segunda opción el cliente, a través de su representante indicará a TECNOLOGÍA LS, el o los usuarios “Administradores” autorizados para acceder a “Legal Shelf” y determinará bajo su responsabilidad las autorizaciones de cada usuario.

Dichas autorizaciones podrán ser para: i) administradores para creación de usuarios y gestión documental; ii) usuarios para consultar y compartir, o iii) invitados y firmantes para consultar; la información y documentación del cliente.

Cada cliente será responsable de autorizar a los usuarios y por su parte, cada usuario será responsable del uso de su contraseña para el acceso a “Legal Shelf”, liberando a TECNOLOGÍA LS de cualquier responsabilidad por la divulgación de la información del cliente por el mal uso de la misma.

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En ningún caso el usuario podrá compartir su usuario y contraseña, ya que este acceso es personalizado y único.

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TECNOLOGÍA LS, cuenta con todas las herramientas tecnológicas necesarias para el correcto funcionamiento de la aplicación así como para proteger, respaldar, guardar y conservar la documentación e información contenida en “Legal Shelf” de forma segura. TECNOLOGÍA LS, no es responsable del contenido ni alcance de los documentos disponibles a través de “Legal Shelf”, ni por el uso o tratamiento que los usuarios autorizados por el cliente hagan de los mismos. Asimismo, el cliente se obliga a sacar en paz y a salvo a TECNOLOGÍA LS, sus filiales, subsidiarias, empresas relacionadas, socios, agentes, directores, empleados, promotores o representantes, en caso de cualquier reclamación en su contra por el uso o difusión indebida y/o por la alteración o modificación de la información o documentación contenida en “Legal Shelf” que realicen los usuarios o terceros.

TECNOLOGÍA LS, sus filiales, subsidiarias, empresas relacionadas, socios, agentes, directores, empleados, promotores o representantes, se obligan a no proporcionar, divulgar o permitir el acceso de ninguna forma a terceros o a personas no autorizadas por el cliente, a la información o documentación contenida en su biblioteca digital en “Legal Shelf”.

El cliente tendrá la obligación al dar de alta a sus propios usuarios a verificar las credenciales de los mismos, autorizados y las autorizaciones con las que cuentan los mismos, para el acceso, consulta, almacenamiento o difusión de la información y documentación contenida en “Legal Shelf”.

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Los presentes Términos y Condiciones y en su caso, el contrato de prestación de servicios celebrado por TECNOLOGÍA LS y el cliente, constituyen el acuerdo integral entre el cliente, el usuario autorizado y TECNOLOGÍA LS, respecto al uso de “Legal Shelf” y prevalecen ante cualquier acuerdo previo o actual sobre el mismo. Estos Términos y Condiciones podrán ser modificados en cualquier momento por TECNOLOGÍA LS y el cliente acepta sus modificaciones al continuar haciendo uso de “Legal Shelf” después de notificado el cambio.

El cliente, el usuario y TECNOLOGÍA LS, acuerdan que los presentes Términos y Condiciones se someten a la jurisdicción de los tribunales competentes y a las leyes aplicables en la Ciudad de México, renunciando al fuero que por razón de sus domicilios presentes o futuros o por cualquier otra causa, pudiera corresponderles.

Como Usuario autorizado, he leído, comprendido y aceptado los presentes Términos y Condiciones para el uso de “Legal Shelf”.

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