La digitalización y la gestión documental inteligente después de-Covid

La pandemia de Covid-19 ha transformado el mundo empresarial en muchos aspectos, y una de las áreas que ha experimentado una mayor aceleración en su evolución es la transformación digital de las empresas que por supuesto incluye la gestión documental inteligente. En la actualidad, la adopción de nuevas tecnologías y la implementación de soluciones de gestión documental inteligente es clave para las empresas que buscan adaptarse a la nueva normalidad empresarial y mantener la eficiencia y la productividad en tiempos de incertidumbre.

Las herramientas disruptivas de gestión documental son herramientas fundamentales para el manejo de la gran cantidad de información que generan las empresas. Aclarando la digitalización se refiere a la conversión de documentos físicos en archivos electrónicos, lo que permite una mayor accesibilidad, seguridad y rapidez en su gestión y conservación. Por otro lado, la gestión documental inteligente y de metadatos implica la aplicación de tecnologías avanzadas de inteligencia artificial y análisis de datos para el procesamiento y análisis automatizado de la información.

La gestión documental inteligente es especialmente útil en un contexto de trabajo remoto. Con el uso de herramientas digitales, los empleados pueden acceder a los documentos de la empresa desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que permite una mayor flexibilidad y una reducción de los costos asociados con la impresión, el almacenamiento físico de documentos y traslados a los archivos.

Además, la transformación digital permite una mayor eficiencia en la gestión de los documentos, ya que automatiza procesos y reduce la necesidad de intervención humana. Esto no solo agiliza los procesos empresariales, sino que también reduce el margen de error y mejora la precisión y la consistencia de los datos.

Al utilizar tecnologías avanzadas de análisis de datos, las empresas pueden extraer información valiosa sobre sus operaciones, lo que les permite mejorar los procesos y tomar decisiones más informadas. Esto, a su vez, puede conducir a la identificación de nuevas oportunidades de negocio y una mayor competitividad en el mercado.

En conclusión, la digitalización y la gestión documental inteligente son herramientas clave para la adaptación de las empresas a la nueva normalidad empresarial post-Covid. Al utilizar estas tecnologías, las empresas pueden mejorar la eficiencia, la flexibilidad y la innovación en sus operaciones, lo que les permitirá mantener la competitividad y la productividad en tiempos de incertidumbre. Si tu empresa aún no ha implementado estas soluciones, es importante que consideres su adopción para asegurar la continuidad del negocio en el futuro, con Legal Shelf estarás preparado para hacer frente a los retos que enfrentan las empresas.

Agenda tu demo
Tenemos planes a la medida de tus necesidades. Arranca fácilmente y crece a tu propio paso. Manejamos tus documentos corporativos, regulatorios y contractuales civiles, comerciales, laborales, de materias especializadas y cualquier otro tipo de documento.
CERRAR

Términos y Condiciones para el uso de LegalShelf

AVISO: El registro como usuario en la aplicación “Legal Shelf” (en lo sucesivo “Legal Shelf”) que es operada y perteneciente a TECNOLOGÍA LS, S. de R.L. de C.V. (en adelante “TECNOLOGÍA LS”) implica que usted como usuario autorizado (el “Usuario”), acepta los siguientes Términos y Condiciones. Por favor lea detenidamente los mismos antes de registrarse y usar “Legal Shelf”.

TECNOLOGÍA LS, ha desarrollado “Legal Shelf”, una plataforma tecnológica (cross-platform) para la clasificación, almacenamiento, consulta, gestión y ejecución con firmas digitales de forma segura y controlada de todo tipo de documentos propiedad de sus clientes, a partir de la digitalización y construcción de bibliotecas digitales a las cuales pueden acceder desde cualquier dispositivo electrónico, por ejemplo: teléfonos inteligentes, tabletas y/o computadoras fijas o portátiles, operando en ambiente IOS o Android.

Claves de acceso

TECNOLOGÍA LS, 1) podrá proporcionar un registro de usuario y una contraseña al usuario autorizado por el cliente o bien, 2) designar a un “Administrador” dentro de su organización para la creación de las cuentas que tendrán acceso a su biblioteca.

Para la primera opción el cliente, a través de su representante indicará a TECNOLOGÍA LS, el o los usuarios autorizados para acceder a “Legal Shelf” y determinará bajo su responsabilidad las autorizaciones de cada usuario.

Para la segunda opción el cliente, a través de su representante indicará a TECNOLOGÍA LS, el o los usuarios “Administradores” autorizados para acceder a “Legal Shelf” y determinará bajo su responsabilidad las autorizaciones de cada usuario.

Dichas autorizaciones podrán ser para: i) administradores para creación de usuarios y gestión documental; ii) usuarios para consultar y compartir, o iii) invitados y firmantes para consultar; la información y documentación del cliente.

Cada cliente será responsable de autorizar a los usuarios y por su parte, cada usuario será responsable del uso de su contraseña para el acceso a “Legal Shelf”, liberando a TECNOLOGÍA LS de cualquier responsabilidad por la divulgación de la información del cliente por el mal uso de la misma.

En caso de que un usuario olvide su contraseña, el usuario deberá restablecer de forma segura su acceso a través del sitio de “Legal Shelf” y el sistema enviará un enlace al correo electrónico registrado para que  el usuario pueda generar una nueva contraseña.

En ningún caso el usuario podrá compartir su usuario y contraseña, ya que este acceso es personalizado y único.

Responsabilidades de TECNOLOGÍA LS

TECNOLOGÍA LS, cuenta con todas las herramientas tecnológicas necesarias para el correcto funcionamiento de la aplicación así como para proteger, respaldar, guardar y conservar la documentación e información contenida en “Legal Shelf” de forma segura. TECNOLOGÍA LS, no es responsable del contenido ni alcance de los documentos disponibles a través de “Legal Shelf”, ni por el uso o tratamiento que los usuarios autorizados por el cliente hagan de los mismos. Asimismo, el cliente se obliga a sacar en paz y a salvo a TECNOLOGÍA LS, sus filiales, subsidiarias, empresas relacionadas, socios, agentes, directores, empleados, promotores o representantes, en caso de cualquier reclamación en su contra por el uso o difusión indebida y/o por la alteración o modificación de la información o documentación contenida en “Legal Shelf” que realicen los usuarios o terceros.

TECNOLOGÍA LS, sus filiales, subsidiarias, empresas relacionadas, socios, agentes, directores, empleados, promotores o representantes, se obligan a no proporcionar, divulgar o permitir el acceso de ninguna forma a terceros o a personas no autorizadas por el cliente, a la información o documentación contenida en su biblioteca digital en “Legal Shelf”.

El cliente tendrá la obligación al dar de alta a sus propios usuarios a verificar las credenciales de los mismos, autorizados y las autorizaciones con las que cuentan los mismos, para el acceso, consulta, almacenamiento o difusión de la información y documentación contenida en “Legal Shelf”.

Notificaciones

El cliente y los usuarios aceptan recibir notificaciones por correo electrónico de parte de TECNOLOGÍA LS en caso de que ésta requiriera contactarlos en relación con cambios en estos Términos y Condiciones, su clave de acceso a “Legal Shelf”, sus autorizaciones o en relación con cualquier otro tema. El cliente y los usuarios están de acuerdo en que las notificaciones que TECNOLOGÍA LS les envíe electrónicamente surtirán plenos efectos legales.

Los presentes Términos y Condiciones y en su caso, el contrato de prestación de servicios celebrado por TECNOLOGÍA LS y el cliente, constituyen el acuerdo integral entre el cliente, el usuario autorizado y TECNOLOGÍA LS, respecto al uso de “Legal Shelf” y prevalecen ante cualquier acuerdo previo o actual sobre el mismo. Estos Términos y Condiciones podrán ser modificados en cualquier momento por TECNOLOGÍA LS y el cliente acepta sus modificaciones al continuar haciendo uso de “Legal Shelf” después de notificado el cambio.

El cliente, el usuario y TECNOLOGÍA LS, acuerdan que los presentes Términos y Condiciones se someten a la jurisdicción de los tribunales competentes y a las leyes aplicables en la Ciudad de México, renunciando al fuero que por razón de sus domicilios presentes o futuros o por cualquier otra causa, pudiera corresponderles.

Como Usuario autorizado, he leído, comprendido y aceptado los presentes Términos y Condiciones para el uso de “Legal Shelf”.

CERRAR

Aviso de Privacidad

En TECNOLOGÍA LS, S. DE R.L. DE C.V. (en lo sucesivo “LEGAL SHELF”), estamos comprometidos a garantizar la calidad y seguridad de nuestros procesos en materia de protección de Datos Personales de nuestros Usuarios (según dicho término se define más adelante), con la finalidad de brindarles certidumbre y confianza, respecto del tratamiento legítimo de los datos que sean recabados conforme a los términos y condiciones establecidos en este Instrumento, el cual se emite en cumplimiento de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (la “Ley”), de su Reglamento y de los Lineamientos del Aviso de Privacidad (en su conjunto la “Legislación de la Materia”).

En cumplimiento del artículo 15 de la Ley, LEGAL SHELF proporciona la siguiente información:

I. NOMBRE Y DOMICILIO DEL RESPONSABLE

LEGAL SHELF tiene su domicilio ubicado en: Insurgentes Sur 1425, Piso 8, Colonia Insurgentes Mixcoac, Delegación Benito Juárez, Ciudad de México, C.P. 03920, teléfono +52 (55) 7822-9395, quien se constituye como Responsable en términos de la Legislación de la Materia.

II. DEFINICIONES

Para efectos de la interpretación del presente Aviso se deberá entender por:

Datos Personales: Cualquier información concerniente a una información física identificada o identificable.

Datos Personales Sensibles: Aquellos datos personales que afecten a la esfera más intima de su titular, o cuya utilización indebida pueda dar origen a discriminación o conlleve un riesgo grave para éste. En particular, se consideran sensibles aquellos puedan revelar aspectos como origen racial o étnico, estado de salud presente y futuro, información genética, religiosa, filosóficas y morales, afiliación sindical, opiniones políticas, preferencia sexual.

Titular: La persona física a quien corresponden los datos personales.

Usuario: Es el Titular de los Datos Personales que hará uso de los servicios de LEGAL SHELF.

Tratamiento: Es la obtención, uso, divulgación o almacenamiento de datos personales, por cualquier medio. El uso abarca cualquier acción de acceso, manejo, aprovechamiento, transferencia o disposición de datos personales.

Derechos ARCO: Son los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

Bloqueo: La identificación y conservación de datos personales una vez cumplida la finalidad para la cual fueron recabados, con el único propósito de determinar posibles responsabilidades en relación con su tratamiento, hasta el plazo de prescripción legal o contractual de éstas. Durante dicho período los Datos Personales no podrán ser objeto de tratamiento y transcurrido éste, se procederá a su cancelación en la base de datos que corresponda.

Cancelación: La cancelación de datos dará lugar a un periodo de bloqueo tras el cual se procederá a la supresión del dato. En el cual , el responsable sólo podrá conservarlos exclusivamente para las responsabilidades nacidas del tratamiento.

Indexación: Es el proceso a través del cual LEGAL SHELF, actuando por instrucciones de la Institución/Empresa, ordena, revisa, digitaliza y almacena diversos documentos legales, tales como: Escrituras de Constitución, Actas de Asamblea, Otorgamiento de Poderes, entre otros documentos; que pueden contener Datos Personales de los Usuarios o bien de la Institución/Empresa, con la finalidad de facilitar su consulta y análisis para la toma de decisiones en la actividad institucional y/o empresarial de la contratante de los servicios de LEGAL SHELF.

Institución/Empresa: Es la persona física o moral que contrate los servicios de LEGAL SHELF, y que tendrá el carácter de responsable, respecto del tratamiento de los Datos Personales que LEGAL SHELF realice en cumplimiento de las instrucciones recibidas por este.

III. DATOS PERSONALES RECABAMOS DEL TITULAR

Como Usuario de nuestros Servicios le solicitaremos los siguientes Datos Personales:

Datos de Identificación: (i) nombre; (ii) puesto y/o cargo que ostenta el en la Institución/Empresa de que se trate;

Datos de Contacto: (i) teléfono, de oficina o celular, y (ii) correo electrónico.

En este sentido, LEGAL SHELF le informa que no recabará Datos Personales que sean considerados como Sensibles en términos de lo establecido en la Legislación de la Materia.

IV. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

LEGAL SHELF tratará sus Datos Personales para el cumplimiento de las siguientes finalidades:

Dar de alta a su Usuario para acceder a la plataforma digital de LEGAL SHELF.

Confirmar su identidad como Usuario de los servicios de LEGAL SHELF.

Brindarle acceso al Usuario a la información legal de la Institución/Empresa que contrate los servicios de LEGAL SHELF, la cual podrá consultar y visualizar desde cualquier dispositivo electrónico, las 24 horas del día, durante los 365 días del año de manera ágil y segura, sujeto a los periodos de mantenimiento y/o actualización de la plataforma de LEGAL SHELF.

Seguimiento a la calidad en la prestación de los servicios de LEGAL SHELF, por medio del correo electrónico que proporcione, con el objeto de conocer sus comentarios y sugerencias para mejorar nuestro servicio, en específico, relacionados con: (i) funcionamiento de la plataforma de LEGAL SHELF, (ii) funcionamiento de la aplicación, o (iii) cualquier otro aspecto relacionado con los mismos (en los sucesivo los “Comentarios y Sugerencias”).

V. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES

Sus Datos Personales sólo son tratados por el personal de LEGAL SHELF para el cumplimiento de las FINALIDADES del presente Aviso de Privacidad, por lo cual, sus Datos Personales no se transfieren a ningún tercero ajeno a LEGAL SHELF, salvo por las excepciones establecidas en la Legislación de la Materia, o bien para el cumplimiento de obligaciones legales ordenadas por autoridades competentes.

VI. VIGENCIA DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Los Datos que los Usuarios proporcionen en términos de este Aviso, se tratarán únicamente durante el periodo que permanezcan en ejecución las FINALIDADES del mismo, dicho tratamiento iniciará a partir de la fecha en que sean proporcionados directamente los Datos por parte del Titular en términos de este Instrumento.

Una vez cumplidas las Finalidades del tratamiento, así como las obligaciones contractuales con institución/empresa contratante de los servicios de LEGAL SHELF, los Datos Personales que haya proporcionado serán bloqueados por un periodo de 12 (doce) meses, contados a partir del día siguiente al último día en que se hayan tratado; una vez concluido el periodo de bloqueo, los Datos serán suprimidos de nuestras bases de datos, físicas y/o electrónicas.

VI. EJERCICIO DE DERECHOS ARCO

El ejercicio de los Derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición o la Revocación del Consentimiento, o bien para Limitar el uso y divulgación de su información, podrá efectuarse presentado una Solicitud por Escrito en nuestro domicilio dirigido al Departamento de Privacidad de LEGAL SHELF, en un horario de lunes a viernes de las 9:00 a las 18:00 horas, o bien, mediante correo electrónico a: soporte@legalshelf.mx

El presente Aviso de Privacidad puede sufrir modificaciones, cambios o actualizaciones por lo cual nos comprometemos a mantenerlo informado de tal situación a través de alguno de los siguientes medios:

(i) Nuestra página de Internet: http://www.legalshelf.mx/

(ii) Notificación a su Correo Electrónico y en la aplicación.

(iii) Si usted tiene alguna duda sobre el presente aviso de privacidad, puede dirigirla a:

(iv) La dirección electrónica: soporte@legalshelf.mx

(v) La dirección de correo postal dirigida al Departamento de Privacidad

(vi) Al teléfono +52 (55) 7822-9395

Asimismo, ponemos a su disposición el presente Aviso de Privacidad en nuestro domicilio y en nuestra página de Internet: http://www.legalshelf.com.mx, en la sección “Aviso de Privacidad”.

VII. CONSENTIMIENTO

Para los efectos del presente Aviso, el consentimiento que otorguen los Usuarios respecto del tratamiento de sus Datos, se obtendrá de la siguiente manera:

Tácitamente.- En términos del artículo 13 del Reglamento de la Ley, es válido como regla general el consentimiento tácito para el tratamiento de los Datos, en el momento que el Usuario, voluntaria y libremente, los proporcione para elaborar su clave de Usuario y contraseña para acceder a la plataforma digital de LEGAL SHELF.

No obstante lo anterior, LEGAL SHELF le informa a los Usuarios que tienen un plazo de 5 (cinco) días hábiles para que, de ser el caso, manifiesten por los medios establecidos en este Aviso, su negativa para el tratamiento de sus Datos conforme a los términos y condiciones del mismo.